Dans le monde professionnel, la gestion efficace de la facturation est essentielle. Express Invoice de NCH Software est un outil précieux pour cette tâche. Cependant, il arrive que l’on doive transférer ses données vers un nouvel ordinateur ou synchroniser son travail entre plusieurs appareils. Cet article vous guide pas à pas pour réaliser ces opérations, même si vous êtes novice en informatique.

Transférer les données d’un ordinateur à un autre

Imaginons que vous venez d’acquérir un nouvel ordinateur et que vous souhaitez y transférer vos données Express Invoice. Voici comment procéder :

1. Sauvegarde des données sur l’ancien ordinateur

   • Ouvrez Express Invoice.
   • Cliquez sur le menu « Outils » puis sélectionnez « Sauvegarder les données ».
   • Choisissez l’emplacement où vous souhaitez enregistrer la sauvegarde. Cela peut être sur votre disque dur, un dossier réseau, un CD/DVD ou un périphérique amovible comme une clé USB.
   • Il est recommandé d’activer le planificateur en cochant la case correspondante. Ainsi, des sauvegardes automatiques seront effectuées à l’avenir.
   • Cliquez sur « Sauvegarder » pour lancer le processus.

2. Restauration des données sur le nouvel ordinateur

   • Installez Express Invoice sur le nouvel ordinateur.
   • Ouvrez le logiciel.
   • Cliquez sur le menu « Outils » puis sélectionnez « Restaurer les données ».
   • Naviguez jusqu’à l’emplacement de votre sauvegarde précédemment effectuée et sélectionnez le fichier correspondant.
   • Cliquez sur « OK » pour lancer la restauration.

Synchroniser express invoice entre plusieurs ordinateurs avec dropbox

Si vous travaillez sur plusieurs ordinateurs et souhaitez que vos données Express Invoice soient synchronisées, l’utilisation de Dropbox est une solution efficace. Voici comment mettre en place cette synchronisation :

1. Pré-requis

   • Assurez-vous que Dropbox est installé et configuré sur tous les ordinateurs concernés.
   • Chaque ordinateur doit avoir une copie installée d’Express Invoice.

2. Configuration de la synchronisation sur le premier ordinateur

   • Ouvrez Express Invoice.
   • Allez dans le menu « Options » puis sélectionnez l’onglet « Synchroniser le périphérique ».
   • Cochez la case « Synchroniser avec d’autres périphériques exécutant Express Invoice – Logiciel de facturation ».
   • Dans la section « Emplacement de stockage », sélectionnez « Dropbox ».
   • Cliquez sur « Connexion » pour initialiser la configuration de la synchronisation.
   • Un préfixe de périphérique sera automatiquement attribué. Ce préfixe sera ajouté aux factures, devis, commandes et recçus pour identifier l’origine des données.

3. Configuration de la synchronisation sur les autres ordinateurs

   • Répétez les mêmes étapes que ci-dessus sur chaque ordinateur supplémentaire.
   • Assurez-vous que chaque ordinateur utilise le même compte Dropbox pour garantir une synchronisation efficace.

4. Attention aux préfixes des factures

   Lors de la synchronisation avec Dropbox, chaque ordinateur se verra attribuer un préfixe pour identifier les documents qu’il génère. Par défaut, le premier ordinateur configuré n’aura pas de préfixe, tandis que le deuxième recevra le préfixe « b », le troisième « c », et ainsi de suite. Par exemple, si l’identification des factures était initialement « FACTURE-2025-01 », sans une configuration correcte des préfixes, vous pourriez obtenir des variations comme « 01 » sur l’ordinateur principal, « b-01 » sur le second et « c-01 » sur le troisième. Il est donc essentiel de vérifier et d’ajuster les préfixes pour assurer une continuité logique dans la numérotation des factures.

Alternative : Utilisation d’un dossier partagé pour la synchronisation

Si vous préférez ne pas utiliser Dropbox, une autre méthode consiste à utiliser un dossier partagé sur votre réseau local :

1. Création d’un dossier partagé

   • Sur l’un des ordinateurs, créez un dossier dédié à Express Invoice.
   • Partagez ce dossier sur le réseau en accordant les permissions nécessaires aux autres utilisateurs.

2. Configuration d’Express Invoice pour utiliser le dossier partagé

   • Ouvrez Express Invoice sur chaque ordinateur.
   • Allez dans le menu « Options » puis sélectionnez l’onglet « Synchroniser le périphérique ».
   • Cochez la case « Synchroniser avec d’autres périphériques exécutant Express Invoice – Logiciel de facturation ».
   • Dans la section « Emplacement de stockage », sélectionnez le dossier partagé précédemment créé.
   • Cliquez sur « Connexion » pour initialiser la configuration de la synchronisation.

Points d’attention et conseils

• Sauvegardes Régulières : Même avec une synchronisation en place, il est essentiel d’effectuer des sauvegardes régulières de vos données pour prévenir toute perte imprévue.
• Sécurité des Données : Assurez-vous que les dossiers partagés ou les services cloud utilisés sont sécurisés pour protéger vos informations sensibles.
• Support Technique : Si vous rencontrez des difficultés lors de ces processus, n’hésitez pas à contacter le support technique de NCH Software pour obtenir de l’aide ou à nous contacter.